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📊 Contabilidad · Configuración
Los
campos contables personalizados
te permiten
definir datos específicos de tu empresa — centros de costo,
códigos de proyecto,
departamentos — que los tarjetahabientes completan en cada
transacción. La información
se exporta junto con tus transacciones para que tu equipo
financiero dedique menos
tiempo a perseguir datos.
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👤 Solo los administradores pueden crear y gestionar
campos personalizados.
Los tarjetahabientes y otros usuarios los completan desde el
detalle de cada transacción.
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Configuración de campos contables personalizados
Sigue estos pasos desde la plataforma Clara web.
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1
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Ve a Configuración de campos |
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Accede desde Configuración
en la sección Transacciones, o navega a
Integraciones → Contabilidad → Campos personalizados
desde el menú lateral.
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2
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Haz clic en "Agregar campo" |
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Selecciona Agregar campo
para crear un nuevo campo personalizado.
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Selecciona el tipo según el dato que deseas recopilar:
| Tipo |
Descripción |
| Selección única |
El usuario elige una opción de una lista predefinida. |
| Selección múltiple |
El usuario puede elegir más de una opción de una lista. |
| Descripción |
Texto libre, hasta 200 caracteres. |
| Fecha |
El usuario selecciona una fecha (hoy o anterior;
no se permiten fechas futuras).
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| Número |
Solo valores numéricos. |
| Casilla de verificación |
Un toggle simple de sí / no. |
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4
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Define el producto aplicable |
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Indica a qué producto aplica el campo, por ejemplo: transacciones
o reembolsos.
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5
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Define el segmento de usuario |
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Indica quién debe completar el campo, por ejemplo: tarjetahabiente
o gerente.
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Confirma la configuración. Repite estos pasos para cada campo
adicional que tu equipo necesite.
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⚠️ Nota: Los campos personalizados aplican a
transacciones nuevas a partir de la fecha de configuración. Las
transacciones existentes no se ven afectadas de manera retroactiva.
Puedes crear hasta 5 campos contables.
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💡 Para controlar si un campo es obligatorio,
ve a
Configuración → Políticas → Requisitos para tarjetas de crédito
y establece cada campo como obligatorio u opcional.
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¿Cómo funciona para los tarjetahabientes?
Una vez configurados, los tarjetahabientes verán los campos en la pestaña
Requisitos del detalle de cada transacción. La vista está
organizada
en tres pestañas: Requisitos, Revisión
y Actividad.
| Elemento |
Comportamiento |
| Campos obligatorios |
Aparecen en la parte superior con un banner de advertencia. Cada
campo pendiente se marca con ícono de advertencia y borde amarillo.
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| Campos opcionales |
Aparecen en una sección separada abajo. Se pueden completar o
dejar en blanco.
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| Confirmación de completado |
Cuando todos los campos obligatorios están completos, la pestaña
Requisitos muestra una palomita verde.
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| Vista para contadores y administradores |
Una pestaña dedicada muestra los campos contables con visibilidad
completa del cumplimiento de los tarjetahabientes.
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Filtrar por valores de campos personalizados
Puedes filtrar la lista de transacciones por cualquier campo personalizado.
Hay dos opciones disponibles:
| Filtro |
Muestra |
| Cualquier selección |
Transacciones que tienen un valor en ese campo. |
| Sin selección |
Transacciones donde el campo todavía está vacío — útil para identificar
datos faltantes antes de una exportación.
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Exportación de datos
Los valores de los campos personalizados se incluyen como columnas en la
exportación CSV enriquecida, lista para importar a tu ERP
con
todas las clasificaciones que tu empresa ha definido.
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⚠️ Nota: Una vez que una transacción tiene el
estado
Lista para exportar o Exportada,
sus campos
personalizados quedan bloqueados y no pueden editarse. Al pasar
el cursor sobre
un campo bloqueado aparece el mensaje:
"La edición está bloqueada porque esta
transacción ya está incluida en una exportación."
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