Cuando un miembro del equipo deja de laborar en tu empresa, la forma más segura y eficiente de gestionar sus recursos en Clara es deshabilitar al usuario directamente desde la plataforma.
Muchos administradores cometen el error de solo cancelar el plástico, pero esto puede dejar riesgos operativos abiertos. Aquí te explicamos el proceso correcto.
🛠️ Paso a paso para deshabilitar un usuario
Ingresa a la sección Equipo en tu plataforma Clara.
Busca al colaborador y selecciona su perfil.
Haz clic en el botón Deshabilitar usuario y confirma la acción.
¿Qué sucede al hacer esto? El sistema realiza una cancelación automática y permanente de todas las tarjetas (físicas y virtuales) asociadas a ese perfil. Además, el ex-colaborador perderá el acceso a la plataforma de inmediato.
💡 Buenas prácticas para el deslinde de responsabilidades
Para evitar fraudes o gastos no autorizados tras un despido o renuncia, te recomendamos:
Revisión inmediata: Realiza la deshabilitación en el mismo momento en que el colaborador deja de tener relación con la empresa.
Gestión de suscripciones: Si el colaborador tenía tarjetas virtuales para pagos recurrentes (como AWS, Google Ads o licencias), recuerda que estas se cancelarán. Te sugerimos crear una nueva tarjeta virtual para un colaborador activo y migrar esos pagos para evitar interrupciones en tus servicios.
Conciliación final: Los usuarios deshabilitados no se borran del sistema; su historial de transacciones permanece visible para que puedas realizar auditorías o revisiones contables cuando lo necesites.
❓ Preguntas Frecuentes
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Qué pasa si solo cancelo las tarjetas pero no deshabilito al usuario? | El usuario aún podrá entrar a la plataforma y, dependiendo de sus permisos, podría ver información sensible o incluso solicitar nuevas tarjetas. Para cortar todo acceso, debes deshabilitarlo. |
| ¿Se pueden reactivar las tarjetas una vez que deshabilito al usuario? | No. Las tarjetas se cancelan de forma permanente por seguridad. Si el colaborador regresa, deberás crear un nuevo perfil y nuevas tarjetas. |
| ¿Qué pasa con los pagos que ya estaban hechos? | Los cargos ya realizados aparecerán normalmente en tu estado de cuenta. La deshabilitación solo previene cargos futuros. |
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.