Garantiza la deducibilidad fiscal y el cumplimiento interno al exigir recibos, facturas, etiquetas y descripciones para cada transacción. Con esta función, tu empresa fomenta una cultura de gastos alineada con auditorías externas y requisitos del SAT.
Ahora puedes personalizar estos requisitos según tus necesidades: priorizar deducciones fiscales, cumplimiento de auditorías o control general del gasto.
Nota importante: Activar esta función no afecta la autorización ni la aprobación inmediata de una transacción al momento de pagar. Solo impacta el proceso interno de revisión y comprobación de gastos.
⚙️ Configuración de Requerimientos (Solo Administradores)
Para establecer las reglas de comprobación de tu empresa, sigue estas rutas:
Ruta rápida: Ve a Movimientos > Configuración ⚙️ > Requerimientos.
Ruta estructural: En el menú lateral izquierdo, selecciona Políticas > Requerimientos.
Opciones de personalización:
Evidencias obligatorias: Activa la necesidad de adjuntos y elige el tipo de archivo (Factura XML, Factura PDF, Recibo u otro).
Lógica de archivos: Si seleccionas varios, puedes configurar si se requiere uno de cada tipo o uno de cualquier tipo.
Campos de texto: Haz obligatorias las Etiquetas y las Descripciones para clasificar mejor el gasto.
Ventana de tiempo (Time window): Configura un periodo específico para que los usuarios completen sus pendientes. Esto activará alertas automáticas vía email cuando el plazo esté por vencer.
💳 ¿Cómo lo ve el titular de la tarjeta?
Una vez guardada la configuración, las nuevas transacciones se marcarán automáticamente con el estado "Elementos faltantes" tanto en la plataforma Web como en la App móvil.
Visibilidad: Los usuarios verán este estado en la columna "En revisión" y dentro del detalle de cada movimiento.
Alertas: El sistema mostrará banners informativos y etiquetas junto a los campos obligatorios (etiquetas, descripción o archivos).
Transición de estado: La transacción solo pasará al estado "En revisión" una vez que se hayan completado todos los requisitos definidos.
🔓 Omitir requisitos: Flexibilidad en la gestión
Entendemos que hay casos excepcionales. El sistema ofrece dos formas de avanzar sin cumplir el requisito total:
1. Los titulares de tarjeta pueden omitir requisitos: A través del botón Revisión, pueden seleccionar la pestaña revisar (disponible en desktop y móvil) y podrán omitir el cumplimiento de los requisitos. Deben proporcionar una razón, tras lo cual la transacción pasa al estado En revisión, marcada con una alerta visible (⚠️ En revisión).
2. Admins y contadores pueden cambiar el estado manualmente: Estos roles pueden cambiar el estado de una transacción de Elementos faltantes o En revisión a Aprobado o Rechazado en cualquier momento. Este cambio también puede realizarse incluso si la transacción ya está aprobada o rechazada.
📩 Recordatorios y Notificaciones
Para mantener el reporte de gastos actualizado, Clara envía comunicaciones consolidadas:
Notificaciones Diarias: Resumen de transacciones en "Elementos faltantes", valor total pendiente y enlaces directos para resolverlos.
Correo Semanal de Tareas Pendientes: Un centro de control único que agrupa:
Revisiones pendientes: Solicitudes que esperan aprobación del administrador.
Elementos faltantes: Gastos que aún no tienen documentación, lo que impide el cierre contable.
⚠️ Consideraciones Finales
No Retroactivo: Las reglas nuevas aplican solo para transacciones realizadas después de guardar la configuración.
Impacto: Se recomienda informar al equipo antes de activar reglas estrictas para evitar acumulaciones masivas de "Elementos faltantes" en el primer ciclo.
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