Campos contables personalizados — Clara
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📊 Contabilidad · Configuración
Los campos contables personalizados te permiten
definir datos específicos de tu empresa — centros de costo, códigos de proyecto,
departamentos — que los tarjetahabientes completan en cada transacción. La información
se exporta junto con tus transacciones para que tu equipo financiero dedique menos
tiempo a perseguir datos.
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👤 Solo los administradores pueden crear y gestionar campos personalizados.
Los tarjetahabientes y otros usuarios los completan desde el detalle de cada transacción.
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Configuración de campos contables personalizados
Sigue estos pasos desde la plataforma Clara web.
| 1 |
Ve a Configuración de campos |
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Accede desde Configuración en la sección Transacciones, o navega a
Integraciones → Contabilidad → Campos personalizados desde el menú lateral.
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| 2 |
Haz clic en "Agregar campo" |
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Selecciona Agregar campo para crear un nuevo campo personalizado.
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Selecciona el tipo según el dato que deseas recopilar:
| Tipo |
Descripción |
| Selección única |
El usuario elige una opción de una lista predefinida. |
| Selección múltiple |
El usuario puede elegir más de una opción de una lista. |
| Descripción |
Texto libre, hasta 200 caracteres. |
| Fecha |
El usuario selecciona una fecha (hoy o anterior; no se permiten fechas futuras). |
| Número |
Solo valores numéricos. |
| Casilla de verificación |
Un toggle simple de sí / no. |
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| 4 |
Define el producto aplicable |
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Indica a qué producto aplica el campo, por ejemplo: transacciones o reembolsos.
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| 5 |
Define el segmento de usuario |
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Indica quién debe completar el campo, por ejemplo: tarjetahabiente o gerente.
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Confirma la configuración. Repite estos pasos para cada campo adicional que tu equipo necesite.
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⚠️ Nota: Los campos personalizados aplican a transacciones nuevas a partir de la fecha de configuración. Las transacciones existentes no se ven afectadas de manera retroactiva. Puedes crear hasta 5 campos contables.
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💡 Para controlar si un campo es obligatorio, ve a
Configuración → Políticas → Requisitos para tarjetas de crédito
y establece cada campo como obligatorio u opcional.
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¿Cómo funciona para los tarjetahabientes?
Una vez configurados, los tarjetahabientes verán los campos en la pestaña
Requisitos del detalle de cada transacción. La vista está organizada
en tres pestañas: Requisitos, Revisión y Actividad.
| Elemento |
Comportamiento |
| Campos obligatorios |
Aparecen en la parte superior con un banner de advertencia. Cada campo pendiente se marca con ícono de advertencia y borde amarillo. |
| Campos opcionales |
Aparecen en una sección separada abajo. Se pueden completar o dejar en blanco. |
| Confirmación de completado |
Cuando todos los campos obligatorios están completos, la pestaña Requisitos muestra una palomita verde. |
| Vista para contadores y administradores |
Una pestaña dedicada muestra los campos contables con visibilidad completa del cumplimiento de los tarjetahabientes. |
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Filtrar por valores de campos personalizados
Puedes filtrar la lista de transacciones por cualquier campo personalizado.
Hay dos opciones disponibles:
| Filtro |
Muestra |
| Cualquier selección |
Transacciones que tienen un valor en ese campo. |
| Sin selección |
Transacciones donde el campo todavía está vacío — útil para identificar datos faltantes antes de una exportación. |
Exportación de datos
Los valores de los campos personalizados se incluyen como columnas en la
exportación CSV enriquecida, lista para importar a tu ERP con
todas las clasificaciones que tu empresa ha definido.
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⚠️ Nota: Una vez que una transacción tiene el estado
Lista para exportar o Exportada, sus campos
personalizados quedan bloqueados y no pueden editarse. Al pasar el cursor sobre
un campo bloqueado aparece el mensaje: "La edición está bloqueada porque esta
transacción ya está incluida en una exportación."
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Comentarios
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