Para garantizar que los gastos de bolsillo de tu equipo se procesen de acuerdo con las políticas de tu empresa, es fundamental configurar correctamente el módulo de Reembolsos. Esta guía te ayudará a preparar la plataforma para una gestión eficiente y auditable.
Requisitos previos
Antes de habilitar la función, asegúrate de cumplir con lo básico:
Usuarios creados: Todos tus colaboradores deben tener un perfil activo en Clara para poder solicitar reembolsos. Si aún no lo has hecho, consulta:
Políticas de Gasto: Define tus flujos de Aprobación, desde el botón de configuraciones (esquina superior derecha) para determinar quién autoriza cada gasto.
Acceso automático: Todos los empleados tienen acceso por defecto para solicitar reembolsos. No es necesario otorgar permisos adicionales para que puedan reportar sus gastos.
¿Qué es la "Gestión de Reembolsos"?
A diferencia de la vista de empleado, la Gestión de Reembolsos es una facultad especial para Administradores y miembros del equipo de Finanzas. Esta vista permite:
Rastreo Total: Ver todas las solicitudes de la empresa y su estatus en tiempo real.
Liquidación: Acceder a la pestaña "Pendiente de pago" para marcar solicitudes aprobadas como Pagadas (individualmente o de forma masiva).
Control Detallado: Agregar métodos de pago, conceptos y notas adicionales al momento de registrar la salida de dinero.
Auditoría: Descargar reportes en CSV con toda la información de los pagos realizados.
Cómo otorgar acceso a la Gestión de Reembolsos
Si deseas que alguien fuera del rol de Administrador (como un Contador o Gerente de Finanzas) gestione estos pagos, sigue estos pasos:
Ve a la sección "Equipo".
Selecciona al usuario que recibirá el permiso.
Haz clic en "Editar rol" o busca el espacio de secciones.
Activa la casilla "Gestión de Reembolsos".
Guarda los cambios.
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