Campos contables personalizados

Enriquece cada transacción con los datos que tu equipo necesita

Los campos contables personalizados te permiten definir datos específicos de tu empresa que los tarjetahabientes deben completar en cada transacción: centros de costo, códigos de proyecto, departamentos o cualquier clasificación que tu equipo de finanzas utilice. Una vez configurados, esta información se recopila directamente en Clara y se exporta junto con tus transacciones, para que tu equipo financiero dedique menos tiempo a perseguir datos y más tiempo a cerrar libros.

Solo los administradores pueden crear y gestionar campos personalizados. Los tarjetahabientes y otros usuarios los completan desde la vista de detalle de cada transacción.

Configuración de campos contables personalizados

Solo los administradores pueden completar esta configuración.

1. Ve a Configuración desde la sección Transacciones, o navega a Integraciones > Contabilidad > Campos personalizados desde el menú lateral izquierdo.

   
      2.Haz clic en Agregar campo para crear un nuevo campo personalizado.

       3.Elige el tipo de campo según el dato que deseas recopilar:Selección única — el usuario elige una           opción de una lista predefinida

• Selección múltiple — el usuario puede elegir más de una opción de una lista
• Descripción — texto libre, hasta 200 caracteres
• Fecha — el usuario selecciona una fecha (hoy o anterior; no se permiten fechas futuras)
• Número — solo valores numéricos
• Casilla de verificación — un toggle simple de sí/no

      4.Define el producto aplicable (p. ej., transacciones, reembolsos).

      5.Define el segmento de usuario que debe completar el campo (p. ej., tarjetahabiente, gerente).

      6.Haz clic en Guardar cuando termines.

Repite estos pasos para cada campo que tu equipo necesite.

⚠️ Nota: Los campos personalizados aplican a las transacciones nuevas a partir de la fecha de configuración. Las transacciones existentes no se ven afectadas de manera retroactiva.

Los administradores pueden controlar si estos campos son obligatorios para los tarjetahabientes. Para ello, ve a Configuración → Políticas → Requisitos para tarjetas de crédito, donde cada campo puede establecerse como obligatorio u opcional.

¿Cómo funciona para los tarjetahabientes?

Una vez configurados los campos personalizados, los tarjetahabientes los verán en la pestaña Requisitos del detalle de cada transacción. La vista de transacción está organizada en tres pestañas: Requisitos, Revisión y Actividad.

Dentro de la pestaña Requisitos:

Los campos obligatorios aparecen en una sección destacada en la parte superior. Un banner de advertencia lista los campos pendientes, y cada campo sin completar se marca con un ícono de advertencia y un borde amarillo.

• Los campos opcionales aparecen en una sección separada abajo. Los usuarios pueden completarlos o dejarlos en blanco.
• Una vez completados todos los campos obligatorios, la pestaña Requisitos muestra una palomita verde para confirmar que todo está listo.
• Se añadió una nueva pestaña para Contadores y Administradores que muestra los campos contables — brindando mejor control de gastos y visibilidad clara del cumplimiento de los tarjetahabientes.

A medida que los usuarios completan los campos, los datos se guardan directamente en la transacción.

Filtrar por valores de campos personalizados

Puedes filtrar la lista de transacciones por cualquier campo personalizado. Hay dos opciones disponibles:

• Cualquier selección — muestra transacciones que tienen un valor en ese campo
• Sin selección — muestra transacciones donde el campo todavía está vacío

Esto facilita identificar transacciones con datos faltantes antes de una exportación.

Exportación de datos de campos personalizados

Los valores de los campos personalizados se incluyen como columnas en la exportación CSV enriquecida. Esto le brinda a tu equipo contable un archivo estructurado y listo para ERP con todos los datos de transacciones y las clasificaciones personalizadas que tu empresa ha definido.

⚠️ Nota: Una vez que una transacción tiene el estado Lista para exportar o Exportada, sus campos personalizados quedan bloqueados y no pueden editarse. Al pasar el cursor sobre un campo bloqueado aparece el mensaje: "La edición está bloqueada porque esta transacción ya está incluida en una exportación."

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