Oracle NetSuite + Clara 🇲🇽

Optimiza tu gestión financiera de nivel empresarial conectando Clara con Oracle NetSuite. Esta integración automatiza el registro de gastos, asegura la integridad multi-subsidiaria y garantiza que cada peso o centavo esté correctamente clasificado en tu libro mayor.

1. Modelos de Integración: Tú eliges cómo registrar

NetSuite es flexible, y nuestra integración también. Puedes configurar el flujo bajo dos modalidades (o combinarlas):

• Modelo de Transacciones (Credit Card Charge): Registra cada gasto de forma individual. Es la opción ideal para auditorías granulares y una conciliación exacta transacción por transacción.

• Modelo de Reportes de Gastos (Expense Report): Agrupa los movimientos de un empleado o periodo en un solo documento. Esto mantiene tu catálogo de cuentas limpio y facilita la aprobación por lotes.

2. Flujo de Datos y Multi-subsidiaria (OneWorld)

Si tu empresa opera con NetSuite OneWorld, la integración respeta tu estructura jerárquica:

• Mapeo Independiente: Cada entidad legal en Clara se vincula con su subsidiaria específica en NetSuite.

• Gestión de Devoluciones: Las transacciones negativas se crean automáticamente como CreditCardRefund o BillCredits (Notas de Crédito), manteniendo el balance de tus cuentas de pasivo.

• Cumplimiento Fiscal (México): Para MX, extraemos automáticamente el Folio Fiscal (UUID) de las facturas XML y lo inyectamos en campos personalizados dentro de NetSuite.

3. Sincronización Avanzada de Impuestos

La integración es compatible con el motor de impuestos de NetSuite, permitiendo una automatización total:

• SuiteTax: Soporte para registros de impuestos avanzados.

• Impuestos a nivel de línea: Aplicación automática de IVA (16%, 8%, 0% o exenciones) basada en la lectura inteligente de comprobantes o datos del XML.

4. Mapeo de Cuentas Contables (GL Accounts)

Configura el destino de tus gastos mediante tres métodos que se adaptan a tu control interno:

📋 Requisitos para el "Go-Live" (Salida a Producción)

Antes de activar la integración, el equipo de Solution Engineering validará contigo:

1. Autorización OAuth: Acceso de administrador para establecer la conexión segura de extremo a extremo.

2. Sincronización de Entidades: Subsidiarias, empleados y proveedores deben estar previamente creados y actualizados en NetSuite.

3. Vinculación de Perfiles (erp_id): Para el modelo de reportes, es indispensable capturar el ID de empleado de NetSuite en el perfil de Clara de cada colaborador.

4. Prueba de Estrés: Realización de un test "punta a punta" para validar que los impuestos y cuentas mapeadas fluyan sin errores.

💡 Notas Importantes

• Horario de Ejecución: La sincronización automática se realiza usualmente a las 4:00 AM (Hora CDMX/BOG) con la frecuencia que elijas (diaria, semanal o mensual).

• Margen de Edición: Puedes configurar un periodo de gracia de hasta 7 días. Durante este tiempo, la transacción permanece en Clara para que el usuario suba su soporte, antes de ser enviada a NetSuite.