Revisión de gastos: cómo tener más control sobre las compras de tu empresa

En Clara nos enfocamos en empoderar a nuestros clientes y, además, facilitar y mejorar su gestión y comunicación en materia de gastos corporativos.

Por esto, creamos la funcionalidad de Revisión de Gastos, donde los usuarios a nivel de Administradores, Gerentes y Contadores podrán analizar recibos, facturas, comentarios de transacciones y poder aprobarlos o no.

Importante : Esta funcionalidad no cambia el flujo de cobranza de la compra (la compra no se cancela ni revierte si está marcada como "Rechazada", por ejemplo).

Esta acción es una forma de visualización y organización interna de la empresa, ya sea para solicitar el reembolso al usuario de la compra, aplicar una penalización o una incidencia.


Como seleccionar aprobadores

Para configurar quién puede analizar los detalles de las transacciones de los empleados, siga los pasos a continuación: 

1. En el menú "Cuenta", haz clic en "Movimientos";

2. Ahora, selecciona la pestaña "Configuraciones";

3. Si es la primera vez que accede a esta función, haga clic en el botón "Activar funcionalidad".



4. Ahora, selecciona el botón “Agregar aprobador";


 

5. Te aparecerá una pantalla para que selecciones los nombres de los usuarios que tendrán permiso de aprobar o rechazar movimientos. Después de seleccionar sus nombres, haz clic en "Guardar cambios” y listo.

 

Como aprobar o rechazar una compra

Para aprobar o rechazar una compra es necesario hacerlo dentro de los detalles de la transacción.

Para ello, sigue estos pasos: 

1. En la pestaña “Movimientos” , dentro del menú “Cuenta”, busca la transacción que deseas analizar;

2. Haz clic en el movimiento que quieras revisar.

3. En la sección de detalles de la transacción, al final habrá un campo para aprobarla o rechazarla. Haz clic en "Aprobar" o "Rechazar" .

Vea la imagen a continuación:


Ahora, podrás revisar el estado de aprobación del movimiento directamente en la tabla de Movimientos, donde encontrarás un símbolo que lo represente. Si este icono es diferente (verde o rojo), indica que esta transacción ya ha sido analizada anteriormente y está aprobada o rechazada.



Acerca del rechazo de transacciones:

Para rechazar una transacción, es obligatorio informar el motivo en el campo que aparecerá al hacer clic en "rechazar".

Al rechazar una compra, el titular de la tarjeta recibirá una notificación vía correo electrónico con el motivo del rechazo.

Es importante recordar que esta funcionalidad no cambia el flujo de cobranza de la compra (la compra no se cancela ni revierte si está marcada como "Rechazada", por ejemplo).

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